PHỤ LỤC A. DANH MỤC QUY TẮC NGHIỆP VỤ

Tài liệu này quản lý danh sách tập trung toàn bộ các Quy tắc nghiệp vụ (Business Rules) của hệ thống. Các quy tắc này hoạt động độc lập và được tham chiếu bởi nhiều Use Case và Yêu cầu chức năng khác nhau.

Rule ID	Tên Quy Tắc	Phân hệ (Module)	Mô tả chi tiết nghiệp vụ	Xử lý ngoại lệ & Phản hồi nghiệp vụ
RULE-HR-01	Quyền xem danh sách nhân sự (Phạm vi dữ liệu)	Hồ sơ nhân sự	Cán bộ HR và Admin có quyền xem danh sách toàn bộ nhân sự trong công ty. Quản lý trực tiếp chỉ được xem danh sách nhân sự thuộc phòng ban hoặc nhóm do mình quản lý.	Từ chối truy cập và thông báo không đủ thẩm quyền nếu người dùng tìm cách xem dữ liệu ngoài phạm vi được phân quyền.
RULE-HR-02	Quy tắc xem chi tiết hồ sơ nhân sự	Hồ sơ nhân sự	Nhân viên xem hồ sơ cá nhân của mình; Quản lý trực tiếp xem chi tiết hồ sơ nhân viên cấp dưới; HR và Admin xem chi tiết toàn bộ hồ sơ trong công ty.	Tự động ẩn hoặc từ chối xem các trường thông tin nhạy cảm (như thông tin lương, hợp đồng) nếu tài khoản không có thẩm quyền.
RULE-HR-03	Quy tắc tạo mã nhân viên tự động	Hồ sơ nhân sự	Mã nhân viên được hệ thống tự động sinh theo quy tắc định dạng chuẩn EMP-YYYY-XXXX (trong đó YYYY là năm, XXXX là số thứ tự) và đảm bảo tính duy nhất trên toàn hệ thống.	Cảnh báo lỗi và không cho phép lưu nếu nhập thủ công mã nhân viên đã tồn tại trên hệ thống.
RULE-HR-04	Luồng phê duyệt thay đổi thông tin cá nhân	Hồ sơ nhân sự	Khi nhân viên tự cập nhật các thông tin cá nhân quan trọng (như Họ tên, Số CCCD/CMND, Bằng cấp), hệ thống sẽ lưu ở trạng thái "Chờ phê duyệt" và gửi thông báo cho HR xét duyệt.	Giữ nguyên dữ liệu thông tin cũ trên hệ thống, chỉ chính thức ghi đè dữ liệu mới sau khi HR nhấn nút "Phê duyệt".
RULE-HR-05	Quy tắc liên kết tài khoản hệ thống	Hồ sơ nhân sự	Mỗi hồ sơ nhân sự chỉ được phép liên kết với duy nhất 01 tài khoản đăng nhập hệ thống.	Báo lỗi không cho phép liên kết nếu tài khoản người dùng đã được gán cho một hồ sơ nhân sự khác.
RULE-HR-06	Quy tắc chọn mẫu trích xuất hồ sơ Word	Hồ sơ nhân sự	Cho phép cán bộ HR lựa chọn mẫu văn bản chuẩn (như Mẫu tiếp nhận nhân sự, Mẫu hợp đồng lao động) khi trích xuất hồ sơ nhân sự ra file Word.	Hiển thị thông báo lỗi và đề nghị chọn mẫu khác nếu file mẫu bị lỗi định dạng.
RULE-HR-07	Quy tắc kiểm tra file dữ liệu Import	Hồ sơ nhân sự	File Excel tải lên để nhập dữ liệu hàng loạt phải tuân thủ đúng cấu trúc cột chuẩn. Hệ thống sẽ kiểm tra từng dòng: dòng hợp lệ được nạp vào hệ thống, dòng lỗi sẽ bị bỏ qua.	Hệ thống tự động xuất file phản hồi chi tiết danh sách các dòng dữ liệu bị lỗi kèm lý do để HR chỉnh sửa.
RULE-HR-08	Phê duyệt thay đổi hồ sơ nhân sự	Hồ sơ nhân sự	Chỉ cán bộ HR hoặc Quản lý được phân quyền phê duyệt mới có quyền bấm nút "Phê duyệt" hoặc "Từ chối" các yêu cầu thay đổi hồ sơ nhân sự.	Từ chối thao tác và thông báo không đủ thẩm quyền nếu người dùng khác cố tình thực hiện.
RULE-ATT-01	Khung giờ điểm danh chấm công hợp lệ	Chấm công	Lần điểm danh VÀO (Check-in) hợp lệ nếu thực hiện trước hoặc đúng 08:30 sáng. Lần điểm danh RA (Check-out) hợp lệ nếu thực hiện từ 17:30 chiều trở đi.	Từ 08:31 đến 17:29 hoặc nếu thiếu một lượt điểm danh, hệ thống sẽ ghi nhận và đánh dấu trạng thái "Đi muộn" hoặc "Về sớm".
RULE-ATT-02	Quy tắc chấm công bổ sung thủ công	Chấm công	Cán bộ HR được phép chấm công bổ sung thủ công cho nhân viên trong các trường hợp đặc biệt (quên quét thẻ, sự cố máy chấm công), hệ thống tự động ghi nhận thông tin người thực hiện.	Lưu nhật ký thao tác và hiển thị đánh dấu "Chấm bổ sung bởi HR" trên bản ghi chấm công.
RULE-ATT-03	Phân quyền xem dữ liệu điểm danh	Chấm công	Nhân viên chỉ có quyền xem nhật ký và bản ghi chấm công của chính mình. Cán bộ Quản lý và HR xem theo phạm vi quản lý được phân quyền.	Từ chối hiển thị nếu truy cập dữ liệu chấm công của nhân sự khác ngoài phạm vi cho phép.
RULE-ATT-04	Giới hạn thời gian nộp đơn giải trình	Chấm công	Nhân viên chỉ được phép gửi Đơn giải trình chấm công (do quên quét thẻ/sự cố) trong thời hạn tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh sự cố chấm công.	Hệ thống tự động khóa tính năng và không cho phép tạo đơn giải trình đối với các ngày đã quá thời hạn quy định.
RULE-LV-01	Kiểm tra số dư quỹ phép khi đăng nghỉ	Quản lý phép	Hệ thống tự động kiểm tra số dư phép khả dụng trước khi cho phép tạo đơn. Số ngày xin nghỉ phép không được vượt quá số dư quỹ phép hiện có của nhân viên.	Chặn không cho gửi đơn và hiển thị thông báo nghiệp vụ: "Số dư quỹ phép không đủ để đăng ký số ngày nghỉ này."
RULE-LV-02	Tự động trừ quỹ phép sau khi duyệt	Quản lý phép	Ngay sau khi Đơn xin nghỉ phép được cấp có thẩm quyền phê duyệt thành công, hệ thống sẽ tự động trừ tương ứng số ngày nghỉ vào Quỹ phép khả dụng của nhân viên.	Báo lỗi và hủy thao tác nếu phát sinh xung đột dữ liệu quỹ phép tại thời điểm trừ.
RULE-LV-03	Quy tắc xem danh sách đơn nghỉ phép	Quản lý phép	Phân quyền hiển thị danh sách đơn xin nghỉ phép tuân theo phạm vi quản lý: Nhân viên xem đơn cá nhân; Quản lý xem đơn cấp dưới; HR xem toàn bộ.	Ẩn các đơn nghỉ phép không thuộc phạm vi quản lý của người dùng.
RULE-LV-04	Quyền phê duyệt đơn xin nghỉ phép	Quản lý phép	Chỉ Quản lý trực tiếp hoặc cán bộ HR được phân quyền mới có thể thao tác phê duyệt hoặc từ chối Đơn xin nghỉ phép của nhân viên.	Từ chối thao tác nếu người dùng không thuộc danh sách cán bộ duyệt được quy định.
RULE-LV-05	Quy tắc hủy đơn xin nghỉ phép	Quản lý phép	Đơn xin nghỉ phép ở trạng thái "Chờ duyệt" thì nhân viên được phép chủ động hủy đơn. Đơn đã được "Đã phê duyệt" muốn hủy phải gửi yêu cầu Hủy đơn cho HR xử lý.	Tự động hoàn trả lại số ngày phép vào Quỹ phép khả dụng sau khi HR phê duyệt hủy đơn thành công.
RULE-LV-06	Quy tắc hiển thị lịch nghỉ phép	Quản lý phép	Hệ thống hiển thị Lịch nghỉ phép tổng hợp trong phòng ban để các thành viên và quản lý nắm được lịch làm việc, tránh trùng lặp nhân sự nghỉ cùng thời điểm.	Chỉ hiển thị thông tin lịch nghỉ của nhân viên thuộc cùng phòng ban/nhóm làm việc.
RULE-LV-07	Quy trình duyệt đơn phép hai cấp	Quản lý phép	Đơn xin nghỉ phép từ 03 ngày trở xuống chỉ cần Quản lý trực tiếp phê duyệt. Đơn xin nghỉ phép trên 03 ngày bắt buộc phải trải qua 02 cấp phê duyệt: Quản lý trực tiếp duyệt ➔ Chuyên viên HR duyệt.	Đơn trên 03 ngày sau khi Quản lý trực tiếp duyệt sẽ chuyển sang trạng thái "Chờ HR duyệt" trước khi chính thức trừ quỹ phép.
RULE-TS-01	Quy tắc chốt kỳ bảng công tháng	Bảng công	Khi Bảng công tháng đã được cán bộ HR thực hiện chốt kỳ (trạng thái "Đã chốt công"), toàn bộ dữ liệu chấm công, đơn nghỉ phép và ký hiệu công của tháng đó sẽ bị khóa hoàn toàn.	Chặn mọi thao tác chỉnh sửa và báo lỗi nghiệp vụ: "Kỳ công tháng này đã được chốt, không thể điều chỉnh dữ liệu."
RULE-TS-02	Quy tắc quy đổi ký hiệu công tự động	Bảng công	Hệ thống tự động quét và tổng hợp toàn bộ dữ liệu Điểm danh và Đơn nghỉ phép để quy đổi thành các Ký hiệu công chuẩn (như Đi làm đủ, Nghỉ phép năm, Vắng mặt...).	Từ chối thực hiện tính toán lại nếu kỳ công tháng đó đã ở trạng thái "Đã chốt công".
RULE-TS-03	Quy tắc xem bảng công cá nhân	Bảng công	Cho phép nhân viên tra cứu bảng công cá nhân, xem chi tiết số ngày công và ký hiệu công tương ứng từng ngày trong tháng.	Chỉ hiển thị thông tin bảng công thuộc về chính nhân viên đang đăng nhập.
RULE-TS-04	Quy tắc hiển thị ma trận công	Bảng công	Tổng hợp và hiển thị Ma trận bảng công toàn công ty hoặc theo từng phòng ban dưới dạng bảng lưới (hàng là nhân viên, cột là các ngày trong tháng).	Giới hạn phạm vi hiển thị ma trận công theo đúng phân quyền của người dùng.
RULE-TS-05	Khóa kỳ công tháng (Timesheet Lock)	Bảng công	Khi kỳ công đã bị cán bộ HR khóa (Chốt kỳ công), không ai (kể cả Admin hệ thống) được phép tính toán lại hoặc điều chỉnh thủ công số liệu công.	Hệ thống báo lỗi nghiệp vụ: "Kỳ công đã bị khóa hoàn toàn. Vui lòng mở lại kỳ công trước khi thực hiện điều chỉnh."
RULE-LOG-01	Quy tắc xuất báo cáo công tháng	Log & Báo cáo	Cung cấp báo cáo tổng hợp chỉ số công tháng: tổng số ngày làm việc thực tế, tổng số giờ làm thêm (OT), số ngày nghỉ phép và số ngày nghỉ không lương.	Chỉ xuất báo cáo cho các đối tượng nhân sự thuộc phạm vi quản lý của người xem.
RULE-LOG-02	Quy tắc cập nhật lại báo cáo	Log & Báo cáo	Cho phép cán bộ HR tính toán cập nhật lại Báo cáo tổng hợp tháng khi có sự điều chỉnh số liệu từ Bảng công chi tiết.	Từ chối cập nhật lại báo cáo nếu kỳ công đã được xác nhận chính thức.
RULE-LOG-03	Chốt dữ liệu chuyển sang Payroll	Log & Báo cáo	Báo cáo Bảng công tháng sau khi cán bộ HR xác nhận chốt dữ liệu chính thức (trạng thái "Hoàn tất") sẽ được chuyển giao tự động sang Phân hệ Tính lương (Payroll) và không thể thay đổi dữ liệu được nữa.	Yêu cầu tài khoản có thẩm quyền Quản lý Bảng công tháng mới được thực hiện thao tác xác nhận chốt dữ liệu chính thức.