BUSINESS REQUIREMENTS DOCUMENT (BRD) — PHÂN HỆ CẤU HÌNH SẢN PHẨM & QUY TRÌNH DUYỆT GIÁ
BỘ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU (DOCUMENT CONTROL)
1. Thông tin Chung (Document Details)
| Mục |
Nội dung chi tiết |
| Tên tài liệu |
Business Requirements Document (BRD) |
| Dự án / Hệ thống |
InTrace Supply Chain Management System |
| Phân hệ / Module |
ProductConfiguration (Cấu hình Sản phẩm & Quản lý Biểu giá) |
| Mã tài liệu (Document ID) |
BRD-INTRACE-PRODUCT-PRICING-v1.0 |
| Phiên bản (Version) |
1.0.0 (Approved) |
| Ngày tạo |
2026-08-19 |
| Tác giả (Author) |
Nguyễn Văn An - Senior Business Analyst |
| Đơn vị phụ trách |
Phòng Chuyển đổi Số & Quản trị Chuỗi Cung ứng InTrace |
| Trạng thái tài liệu |
Approved (Đã phê duyệt ban hành) |
2. Lịch sử Thay đổi Tài liệu (Document Revision History)
| Phiên bản |
Ngày cập nhật |
Tác giả thực hiện |
Tóm tắt nội dung sửa đổi / Căn cứ thay đổi |
Trạng thái |
0.1.0 |
2026-08-10 |
Nguyễn Văn An |
Khởi tạo bản thảo đầu tiên sau các buổi phỏng vấn SME Mua hàng |
Draft |
0.2.0 |
2026-08-15 |
Nguyễn Văn An |
Bổ sung luồng duyệt giá 2 cấp, quy tắc kiểm soát biên lợi nhuận COGS theo đề xuất của Giám đốc CCO |
Under Review |
1.0.0 |
2026-08-19 |
Nguyễn Văn An |
Hoàn tất tiếp thu ý kiến từ Hội đồng Nghiệp vụ và ký phê duyệt ban hành |
Approved |
3. Thành viên Đóng góp Tài liệu (Contributors to this Document)
| Họ và tên |
Phòng ban / Tổ chức |
Vai trò trong dự án |
| Nguyễn Văn An |
Phòng Phân tích Nghiệp vụ (BA Team) |
Lead Business Analyst - Soạn thảo tài liệu |
| Trần Minh Tuấn |
Phòng Quản trị Sản phẩm (Product Team) |
Product Owner InTrace - Phê duyệt phạm vi & chức năng |
| Đỗ Bách Khoa |
Khối Kinh doanh & Thương mại |
CCO / SME - Xác nhận quy chế phê duyệt biểu giá |
| Vũ Thu Hằng |
Phòng Mua hàng & Cung ứng |
Head of Procurement / SME - Cung cấp quy trình tạo SKU |
| Phạm Quốc Hùng |
Phòng Công nghệ Thông tin |
Solution Architect - Đánh giá khả thi & luồng đồng bộ POS |
| Lê Thị Mai |
Phòng Đảm bảo Chất lượng (QA) |
QA Lead - Rà soát kịch bản kiểm thử & tiêu chí nghiệm thu |
4. Xác nhận Phê duyệt Tài liệu (Document Approvals / Sign-Off)
| Vai trò phê duyệt |
Họ và tên |
Chức danh / Đơn vị |
Trạng thái |
Ngày ký duyệt |
Chữ ký / Hình thức xác nhận |
| Project Sponsor |
Phạm Hoàng Nam |
Giám đốc Khối Chuỗi Cung ứng |
Approved |
2026-08-19 |
Đã xác nhận (Email) |
| Business Owner |
Đỗ Bách Khoa |
Giám đốc Kinh doanh (CCO) |
Approved |
2026-08-19 |
Đã xác nhận (Hệ thống) |
| Product Owner |
Trần Minh Tuấn |
Lead Product Owner InTrace |
Approved |
2026-08-19 |
Đã xác nhận |
| Lead Business Analyst |
Nguyễn Văn An |
Senior Business Analyst |
Approved |
2026-08-19 |
Đã xác nhận |
| System Architect |
Phạm Quốc Hùng |
Technical Architect |
Reviewed |
2026-08-18 |
Đã xác nhận |
| Quality Lead |
Lê Thị Mai |
QA Lead |
Reviewed |
2026-08-18 |
Đã xác nhận |
5. Danh mục Từ viết tắt & Thuật ngữ (Acronyms & Definitions)
| Thuật ngữ / Từ viết tắt |
Khái niệm đầy đủ (Full Term) |
Định nghĩa & Ý nghĩa nghiệp vụ trong hệ thống |
| SKU |
Stock Keeping Unit |
Mã định danh duy nhất cho từng mặt hàng lưu kho cụ thể |
| COGS |
Cost of Goods Sold |
Giá vốn hàng bán (chi phí trực tiếp tạo ra sản phẩm) |
| CCO |
Chief Commercial Officer |
Giám đốc Kinh doanh toàn quốc - cấp duyệt giá cao nhất |
| ERP |
Enterprise Resource Planning |
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp SAP S/4HANA |
| POS |
Point of Sale |
Hệ thống máy thu ngân bán lẻ tại hệ thống siêu thị InTrace |
| VAT |
Value Added Tax |
Thuế giá trị gia tăng áp dụng cho sản phẩm hàng hóa |
| SLA |
Service Level Agreement |
Cam kết thời gian đáp ứng hệ thống và thời gian xử lý phê duyệt |
| 2FA |
Two-Factor Authentication |
Xác thực 2 yếu tố nhằm đảm bảo an ninh cho các giao dịch trọng yếu |
MỤC LỤC TỔNG QUAN (TABLE OF CONTENTS)
- TỔNG QUAN DỰ ÁN & MỤC TIÊU (MANAGEMENT SUMMARY & OBJECTIVES)
- HIỆN TRẠNG NGHIỆP VỤ & ĐIỂM NGHẼN (CURRENT STATE & BUSINESS PROBLEMS)
- PHẠM VI DỰ ÁN (PROJECT SCOPE)
- CÁC BÊN LIÊN QUAN & MA TRẬN PHÂN QUYỀN (STAKEHOLDERS & USER ACCESS)
- QUY TRÌNH TO-BE & YÊU CẦU NGHIỆP VỤ CHỨC NĂNG (BUSINESS REQUIREMENTS)
- YÊU CẦU DỮ LIỆU & KIẾN TRÚC THÔNG TIN (DATA REQUIREMENTS)
- YÊU CẦU PHI CHỨC NĂNG & CAM KẾT DỊCH VỤ (NON-FUNCTIONAL & SERVICE LEVEL REQUIREMENTS)
- YÊU CẦU GIAO DIỆN & TÍCH HỢP HỆ THỐNG (INTERFACE REQUIREMENTS)
- RÀNG BUỘC, GIẢ ĐỊNH & MA TRẬN RỦI RO (ASSUMPTIONS, CONSTRAINTS & RISKS)
- KẾ HOẠCH BÀN GIAO & TIÊU CHÍ NGHIỆM THU (PROJECT DELIVERY & ACCEPTANCE CRITERIA)
- PHỤ LỤC & KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG (APPENDICES & COMMUNICATION PLAN)
1. TỔNG QUAN DỰ ÁN & MỤC TIÊU (MANAGEMENT SUMMARY & OBJECTIVES)
1.1. Mục đích Tài liệu & Đối tượng Sử dụng
- Mục đích: Tài liệu BRD này đặc tả toàn diện các yêu cầu nghiệp vụ cho phân hệ Cấu hình Sản phẩm & Quy trình Duyệt Giá thuộc nền tảng InTrace Supply Chain. Tài liệu đóng vai trò kim chỉ nam cho việc thiết kế giải pháp kỹ thuật, triển khai phần mềm và nghiệm thu vận hành.
- Đối tượng sử dụng: Ban Lãnh đạo InTrace, Khối Kinh doanh & Thương mại, Phòng Mua hàng, Đội ngũ Product Owner, Business Analyst, Kỹ sư Phát triển, Chuyên viên QA và Đội Vận hành POS.
1.2. Bối cảnh Dự án & Động lực Kinh doanh (Project Background & Business Drivers)
InTrace Supply Chain đang quản lý hơn 50,000 danh mục sản phẩm nông sản và thực phẩm tiêu dùng trên toàn quốc, phục vụ chuỗi 300 siêu thị và 1,500 đại lý phân phối. Với định hướng mở rộng thêm 200 điểm bán mới trong năm 2026, việc thiết lập giá bán lẻ, giá bán buôn, chiết khấu và biểu giá khuyến mại theo vùng miền trở nên cực kỳ phức tạp. Việc thiếu một công cụ tập trung đã gây ra sự chậm trễ trong việc cập nhật giá thị trường và rủi ro thất thoát biên lợi nhuận.
1.3. Mục tiêu Nghiệp vụ & Chỉ số Đo lường Kết quả (Goals/Objectives & Outcome Measures)
| Mã mục tiêu |
Mục tiêu Nghiệp vụ (Business Goal) |
Chỉ số Đo lường Thành công (Outcome Measure / KPI) |
Hiện trạng (Baseline) |
Mục tiêu (Target) |
Mức ưu tiên |
| OBJ-01 |
Tập trung hóa & Tự động hóa Biểu giá: Quản lý tập trung 100% biểu giá sản phẩm trên một hệ thống duy nhất. |
Tỷ lệ sai lệch giá bán niêm yết tại quầy POS so với bảng giá phê duyệt. |
3.8% sai lệch |
0% sai lệch |
P1 |
| OBJ-02 |
Rút ngắn Thời gian Phê duyệt Giá: Chuẩn hóa luồng phê duyệt trực tuyến có phân luồng tự động và nhắc việc. |
Thời gian trung bình từ khi lập đề xuất giá đến khi được CCO phê duyệt. |
4.5 ngày làm việc |
$\le 4$ giờ làm việc |
P1 |
| OBJ-03 |
Đảm bảo Tính Minh bạch & Lưu vết Kiểm toán: Ghi nhận toàn diện nhật ký thay đổi giá và tài khoản phê duyệt. |
Tỷ lệ giao dịch thay đổi giá có đầy đủ thông tin truy vết kiểm toán. |
25% (Email rời rạc) |
100% lưu vết |
P2 |
2. HIỆN TRẠNG NGHIỆP VỤ & ĐIỂM NGHẼN (CURRENT STATE & BUSINESS PROBLEMS)
2.1. Môi trường Hiện tại & Quy trình As-Is (Current Environment & As-Is Process)
Quy trình hiện hành phụ thuộc hoàn toàn vào file Excel và trao đổi Email thủ công:
1. Chuyên viên Mua hàng xuất dữ liệu giá vốn (COGS) từ phần mềm ERP ra file Excel cá nhân, tự tính toán giá bán và chiết khấu.
2. File Excel được đính kèm qua Email gửi cho Trưởng phòng Mua hàng duyệt, sau đó chuyển tiếp cho Giám đốc Kinh doanh (CCO) duyệt.
3. Khi nhận được email đồng ý của CCO, nhân viên vận hành tại từng chi nhánh siêu thị phải tải file Excel về và gõ tay lại từng mức giá vào phần mềm POS tại chỗ.
flowchart LR
A["📄 Chuyên viên lập Excel"] -->|Gửi Email| B["👨💼 Trưởng phòng Duyệt Email"]
B -->|Forward Email| C["👔 CCO Duyệt Email"]
C -->|Gửi file Excel duyệt| D["💻 Nhân viên gõ tay lại vào máy POS"]
style A fill:#ffebee,stroke:#c62828
style D fill:#fffde7,stroke:#fbc02d
2.2. Bảng Ma trận Điểm nghẽn Nghiệp vụ (Business Problems / Pain Points Matrix)
| STT |
Vấn đề / Điểm nghẽn Hiện tại |
Tác động Nghiệp vụ & Doanh nghiệp |
Mức độ Nghiêm trọng |
Đơn vị Bị ảnh hưởng |
| 1 |
Sai sót giá bán do gõ tay thủ công: Nhân viên siêu thị gõ sai giá từ Excel vào POS dẫn tới thu sai tiền của khách. |
Thất thoát doanh thu ước tính 1.2 tỷ VND/năm; Tranh chấp giá gây giảm lòng tin của khách hàng. |
High |
Khối Bán lẻ & Tài chính |
| 2 |
Ách tắc phê duyệt khi giá thị trường biến động: Luồng email chậm trễ khiến giá bán lẻ không điều chỉnh kịp thời theo giá nông sản biến động hàng ngày. |
Giảm sức cạnh tranh so với đối thủ và mất cơ hội kinh doanh. |
High |
Phòng Kinh doanh |
| 3 |
Không kiểm soát được việc bán dưới giá vốn: Không có cơ chế tự động chặn việc lập biểu giá bán thấp hơn giá vốn (COGS). |
Rủi ro bán lỗ ngoài kiểm soát của Ban Giám đốc. |
High |
Ban Giám đốc / Kế toán |
| 4 |
Thiếu lịch sử kiểm toán biến động giá: Không xác định được ai là người đã thay đổi mức chiết khấu của một SKU tại một thời điểm cụ thể trong quá khứ. |
Không đáp ứng yêu cầu của Kiểm toán Nhà nước và Kiểm toán Độc lập. |
Medium |
Phòng Kiểm toán Nội bộ |
3. PHẠM VI DỰ ÁN (PROJECT SCOPE)
3.1. Phạm vi Thực hiện trong Dự án (In-Scope Functionality)
| STT |
Phân hệ / Nhóm Chủ đề (Theme / Epic) |
Mô tả Tóm tắt Phạm vi Nghiệp vụ |
Giai đoạn Thực hiện (Phase) |
| 1 |
Quản lý Danh mục Sản phẩm Master (SKU) |
Quản lý vòng đời sản phẩm (Tạo mới, Duyệt, Ngừng bán); quản lý phân cấp nhóm hàng, thuộc tính, ĐVT và thuế VAT. |
Phase 1 |
| 2 |
Thiết lập Biểu giá & Chính sách Chiết khấu |
Thiết lập bảng giá bán lẻ chuẩn, bảng giá bán sỉ theo vùng miền, chiết khấu theo khung số lượng và giá khuyến mại. |
Phase 1 |
| 3 |
Luồng Phê duyệt Biểu giá Phân cấp Tự động |
Tự động phân luồng phê duyệt: Chênh lệch $< 10\%$ (Trưởng phòng duyệt), $\ge 10\%$ hoặc dưới COGS (CCO duyệt). |
Phase 1 |
| 4 |
Tự động Đồng bộ Biểu giá xuống POS & ERP |
Đồng bộ tự động giá đã phê duyệt xuống hệ thống siêu thị POS đúng 00:00:00 của ngày có hiệu lực. |
Phase 1 |
| 5 |
Nhật ký Biến động Giá & Báo cáo Kiểm toán |
Lưu trữ toàn diện lịch sử thay đổi giá, xuất báo cáo so sánh biên lợi nhuận và nhật ký phê duyệt. |
Phase 1 |
3.2. Phạm vi Loại trừ (Out-of-Scope Functionality)
| STT |
Hạng mục / Nghiệp vụ Loại trừ |
Lý do Chưa thực hiện trong Giai đoạn này |
Kế hoạch Xem xét lại |
| 1 |
Tự động định giá động theo AI (Dynamic Pricing) |
Cần thu thập dữ liệu hành vi tiêu dùng tối thiểu 1 năm để huấn luyện mô hình. |
Phase 2 (Năm 2027) |
| 2 |
Quản lý Đa tiền tệ (Multi-Currency) |
Hệ thống hiện chỉ phục vụ thị trường nội địa Việt Nam (VND). |
Phase 2 |
4. CÁC BÊN LIÊN QUAN & MA TRẬN PHÂN QUYỀN (STAKEHOLDERS & USER ACCESS)
4.1. Ma trận Trách nhiệm Các bên (Stakeholder RACI Matrix)
| STT |
Vai trò / Bộ phận |
Đại diện Đầu mối |
Trách nhiệm Chính trong Dự án |
Mức độ RACI |
| 1 |
Project Sponsor |
Phạm Hoàng Nam |
Tài trợ ngân sách, phê duyệt chiến lược toàn dự án |
A (Accountable) |
| 2 |
Business Owner (CCO) |
Đỗ Bách Khoa |
Phê duyệt quy chế định giá và là người dùng phê duyệt tối cao |
A (Accountable) |
| 3 |
Product Owner |
Trần Minh Tuấn |
Quyết định phạm vi, ưu tiên backlog và nghiệm thu sản phẩm |
A (Accountable) |
| 4 |
Lead Business Analyst |
Nguyễn Văn An |
Khảo sát, đặc tả tài liệu BRD và hỗ trợ đội ngũ triển khai |
R (Responsible) |
| 5 |
Solution Architect |
Phạm Quốc Hùng |
Thiết kế kiến trúc đồng bộ POS và tích hợp dữ liệu ERP SAP |
C (Consulted) |
| 6 |
QA Lead |
Lê Thị Mai |
Xây dựng kịch bản test case và chủ trì kiểm thử UAT |
C (Consulted) |
| 7 |
Chuyên viên Mua hàng / Vận hành |
Vũ Thu Hằng |
Người dùng trực tiếp thao tác lập biểu giá và cung cấp feedback |
I (Informed) |
4.2. Danh mục Vai trò Người dùng & Ma trận Phân quyền (User Roles & Access Matrix)
| Mã Vai trò |
Tên Vai trò Người dùng |
Mô tả Đối tượng Sử dụng |
Tạo (C) |
Xem (R) |
Sửa (U) |
Xóa (D) |
Duyệt (A) |
Cấp độ An ninh |
| ROLE-ADM |
Quản trị Hệ thống |
IT Admin quản lý hệ thống |
Y |
Y |
Y |
Y |
Y |
High (2FA) |
| ROLE-CCO |
Giám đốc Kinh doanh |
CCO phê duyệt bảng giá lớn |
Y |
Y |
Y |
N |
Y |
High (2FA) |
| ROLE-MGR |
Trưởng phòng Kinh doanh |
Quản lý duyệt bảng giá cấp 1 |
Y |
Y |
Y |
N |
Y |
Medium |
| ROLE-BUY |
Chuyên viên Mua hàng |
Nhân viên tạo SKU và bảng giá |
Y |
Y |
Y |
N |
N |
Standard |
| ROLE-AUD |
Chuyên viên Kiểm toán |
Kiểm toán viên tra cứu nhật ký |
N |
Y |
N |
N |
N |
Standard |
5. QUY TRÌNH TO-BE & YÊU CẦU NGHIỆP VỤ CHỨC NĂNG (BUSINESS REQUIREMENTS)
5.1. Quy trình Nghiệp vụ Đề xuất (Proposed To-Be Pricing Approval Flow)
sequenceDiagram
autonumber
actor Buyer as Chuyên viên Mua hàng
participant App as Hệ thống InTrace
actor Manager as Trưởng phòng Kinh doanh
actor CCO as Giám đốc Kinh doanh (CCO)
participant POS as Hệ thống POS Siêu thị
Buyer->>App: 1. Tạo Đề xuất Bảng giá mới & Nhấn "Gửi duyệt"
App->>App: 2. Tự động kiểm tra Quy tắc BR-002, BR-003
alt Biến động giá < 10% và Giá bán >= Giá vốn (COGS)
App->>Manager: 3a. Gửi thông báo chuyển Trưởng phòng duyệt
Manager->>App: 4a. Xác nhận Phê duyệt
else Biến động giá >= 10% HOẶC Bán dưới Giá vốn (Có cờ Xả hàng)
App->>CCO: 3b. Gửi thông báo chuyển CCO duyệt (Yêu cầu 2FA)
CCO->>App: 4b. Xác nhận Phê duyệt qua OTP 2FA
end
App-->>Buyer: 5. Thông báo Bảng giá đã được phê duyệt thành công
App->>POS: 6. Tự động kích hoạt & Đồng bộ xuống máy POS (00:00:00 ngày hiệu lực)
5.2. Bảng Tổng hợp Yêu cầu Nghiệp vụ Chi tiết (Business Requirements Statement)
| Mã Yêu cầu |
Phân hệ / Nhóm Chủ đề |
Phát biểu Yêu cầu Nghiệp vụ ("The system shall...") |
Quy tắc Nghiệp vụ (Business Rules) |
Phân loại |
Ưu tiên |
Nguồn Yêu cầu |
| BR-001 |
Danh mục SKU Master |
Hệ thống phải cho phép tạo mới và quản lý thông tin SKU với mã định danh duy nhất. |
Mã SKU không được trùng lặp; Bắt buộc có Tên, Nhóm hàng, ĐVT và Thuế VAT. |
Functional |
Must Have |
PO & Mua hàng |
| BR-002 |
Thiết lập Bảng giá |
Hệ thống phải cho phép thiết lập bảng giá có hiệu lực theo khoảng thời gian [Từ ngày - Đến ngày]. |
Giá bán không được nhỏ hơn Giá vốn (COGS) trừ khi bật cờ "Xả hàng thanh lý". |
Functional |
Must Have |
Kế toán & CCO |
| BR-003 |
Phân luồng Phê duyệt |
Hệ thống phải tự động phân luồng hồ sơ duyệt giá dựa trên tỷ lệ % biến động giá so với giá hiện hành. |
Biến động $< 10\%$: Trưởng phòng duyệt; Biến động $\ge 10\%$: CCO duyệt. |
Functional |
Must Have |
Giám đốc CCO |
| BR-004 |
Cảnh báo & Nhắc việc |
Hệ thống phải tự động gửi thông báo tức thì (Email/In-App) cho người duyệt khi có đề xuất mới. |
Nếu sau 24 giờ chưa được duyệt, tự động gửi cảnh báo nhắc việc đợt 2. |
Functional |
Should Have |
Khảo sát Vận hành |
| BR-005 |
Tự động Đồng bộ POS |
Hệ thống phải tự động kích hoạt và đẩy bảng giá mới xuống toàn bộ máy POS tại siêu thị. |
Tự động đồng bộ đúng 00:00:00 của ngày bắt đầu hiệu lực; Thời gian đồng bộ $\le 5$ phút. |
Functional |
Must Have |
Đội Vận hành POS |
| BR-006 |
Lưu vết Biến động Giá |
Hệ thống phải lưu trữ đầy đủ lịch sử mọi lần điều chỉnh giá và tài khoản người phê duyệt. |
Không được phép chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu lịch sử giá đã ban hành. |
Non-functional |
Must Have |
Kiểm toán Nội bộ |
5.3. Đặc tả Kịch bản Nghiệp vụ Chi tiết (Detailed Use Case Specification)
Use Case: UC-01 - Đề xuất và Phê duyệt Biểu giá Sản phẩm Mới
| Thuộc tính Use Case |
Nội dung Đặc tả |
| Mã Use Case & Tên |
UC-01: Đề xuất và Phê duyệt Biểu giá Sản phẩm (Submit & Approve Price List) |
| Tác tử Chính (Primary Actor) |
Chuyên viên Mua hàng (ROLE-BUY), Trưởng phòng KD (ROLE-MGR), Giám đốc CCO (ROLE-CCO) |
| Mô tả Tóm tắt (Description) |
Cho phép Chuyên viên lập biểu giá mới cho danh mục SKU, hệ thống tự động kiểm tra quy tắc và phân luồng chuyển tới cấp quản lý có thẩm quyền phê duyệt trực tuyến. |
| Điều kiện Tiên quyết (Pre-conditions) |
Danh mục SKU và dữ liệu Giá vốn (COGS) đã được đồng bộ từ ERP SAP; Người dùng đã đăng nhập hệ thống. |
| Điều kiện Sau khi Hoàn tất (Post-conditions) |
Bảng giá chuyển sang trạng thái Approved, được đặt lịch kích hoạt tự động và lưu vết vào hệ thống kiểm toán. |
| Quy tắc Nghiệp vụ Áp dụng (Business Rules) |
Tuân thủ toàn bộ các quy tắc BR-001, BR-002, BR-003, BR-005, BR-006. |
Bảng Luồng Thao tác Chính (Main / Basic Flow)
| Bước |
Hành động của Người dùng (User Action) |
Phản hồi & Xử lý của Hệ thống (System Response) |
Ghi chú / Quy tắc |
| 1 |
Chuyên viên Mua hàng chọn chức năng "Lập Bảng giá Mới", chọn danh sách SKU cần định giá. |
Hệ thống tải dữ liệu SKU, tự động hiển thị Giá vốn (COGS) và Giá bán hiện hành để tham chiếu. |
Dữ liệu cập nhật từ ERP. |
| 2 |
Nhập "Giá bán mới", "Ngày bắt đầu hiệu lực" và nhấn nút "Gửi Phê duyệt". |
Hệ thống tự động tính tỷ lệ % biến động giá, kiểm tra ràng buộc Giá bán $\ge$ Giá vốn (BR-002). |
Kiểm tra tính toán tự động. |
| 3 |
(Hệ thống tự động phân luồng) |
Hệ thống chuyển hồ sơ:
- Nếu biến động $< 10\%$: Gửi tới Trưởng phòng KD.
- Nếu biến động $\ge 10\%$: Gửi tới Giám đốc CCO. |
Gửi thông báo tức thì (BR-004). |
| 4 |
Cấp quản lý mở thông báo, kiểm tra biên lợi nhuận và nhấn nút "Phê duyệt" (xác thực OTP nếu là CCO). |
Hệ thống cập nhật trạng thái bảng giá thành Approved, ghi nhận nhật ký kiểm toán và lên lịch kích hoạt. |
Lưu vết đầy đủ (BR-006). |
| 5 |
(Đến 00:00:00 ngày hiệu lực) |
Hệ thống tự động kích hoạt bảng giá và phát lệnh đồng bộ xuống toàn bộ hệ thống máy POS siêu thị (BR-005). |
Hoàn tất trong vòng 5 phút. |
Các Luồng Rẽ nhánh & Ngoại lệ (Alternate & Exception Flows)
- Luồng Ngoại lệ E1 (Giá bán thấp hơn Giá vốn không hợp lệ): Tại Bước 2, nếu Giá bán mới $<$ COGS và Chuyên viên không tích chọn cờ "Xả hàng thanh lý", hệ thống hiển thị cảnh báo lỗi màu đỏ: "Giá bán không được nhỏ hơn giá vốn COGS" và khóa nút "Gửi Phê duyệt".
- Luồng Rẽ nhánh A1 (Cấp Quản lý Từ chối Duyệt): Tại Bước 4, nếu Cấp quản lý nhấn "Từ chối", hệ thống bắt buộc mở popup yêu cầu nhập "Lý do từ chối". Hệ thống chuyển trạng thái bảng giá về
Rejected và gửi thông báo phản hồi kèm lý do cho Chuyên viên Mua hàng để lập lại đề xuất.
6. YÊU CẦU DỮ LIỆU & KIẾN TRÚC THÔNG TIN (DATA REQUIREMENTS)
erDiagram
PRODUCT_MASTER ||--o{ PRICE_LIST_ITEM : contains
PRICE_LIST_MASTER ||--o{ PRICE_LIST_ITEM : includes
PRICE_LIST_MASTER ||--o{ APPROVAL_AUDIT_LOG : tracks
PRODUCT_MASTER {
string SKU PK "Mã SKU duy nhất"
string ProductName "Tên sản phẩm"
string CategoryID "Nhóm ngành hàng"
string UnitOfMeasure "Đơn vị tính"
decimal VATRate "Thuế suất GTGT (%)"
string Status "Active / Inactive"
}
PRICE_LIST_MASTER {
string PriceListID PK "Mã bảng giá"
string PriceListName "Tên bảng giá"
date EffectiveFrom "Ngày bắt đầu"
date EffectiveTo "Ngày kết thúc"
string ScopeRegion "Khu vực áp dụng"
string Status "Draft / Pending / Approved / Rejected"
}
PRICE_LIST_ITEM {
string ItemID PK "Mã định danh dòng"
string PriceListID FK "Liên kết bảng giá"
string SKU FK "Liên kết SKU"
decimal COGS "Giá vốn hàng bán"
decimal SellingPrice "Giá bán niêm yết"
decimal DiscountPercent "Chiết khấu tối đa (%)"
}
APPROVAL_AUDIT_LOG {
string LogID PK "Mã nhật ký"
string PriceListID FK "Mã bảng giá"
string ApproverID "Tài khoản người duyệt"
string Action "Approved / Rejected"
string Comments "Ý kiến phê duyệt"
datetime ActionTimestamp "Thời điểm thao tác"
}
6.2. Báo cáo Đặc tả Thực thể Dữ liệu (Entity Definition Report / Data Dictionary)
| Tên Thực thể |
Tên Trường Dữ liệu |
Tên Hiển thị Nghiệp vụ |
Kiểu Dữ liệu |
Bắt buộc |
Mô tả & Quy tắc Ràng buộc Nghiệp vụ |
| PRODUCT_MASTER |
SKU |
Mã SKU Sản phẩm |
Varchar(50) |
Y |
Khóa chính, mã định danh duy nhất theo chuẩn GS1. |
| PRODUCT_MASTER |
ProductName |
Tên Sản phẩm |
Nvarchar(255) |
Y |
Tên thương mại tiếng Việt có dấu. |
| PRODUCT_MASTER |
VATRate |
Thuế suất GTGT |
Decimal(5,2) |
Y |
Giá trị nhận một trong các mức: 0%, 5%, 8%, 10%. |
| PRICE_LIST_ITEM |
COGS |
Giá vốn Hàng bán |
Decimal(18,2) |
Y |
Giá vốn lấy từ SAP ERP tại thời điểm lập đề xuất. |
| PRICE_LIST_ITEM |
SellingPrice |
Giá bán Niêm yết |
Decimal(18,2) |
Y |
Giá bán lẻ đã gồm VAT, bắt buộc $\ge$ COGS (trừ xả hàng). |
6.3. Khối lượng Dữ liệu, Tăng trưởng & Chính sách Lưu trữ (Data Volumes & Retention Policy)
| Hạng mục Dữ liệu |
Khối lượng Ban đầu (Ước tính) |
Tốc độ Tăng trưởng Hàng năm |
Thời gian Lưu trữ Trực tuyến |
Chính sách Đóng băng & Lưu trữ Lâu dài |
| Danh mục SKU Master |
50,000 bản ghi |
20% / năm |
Vĩnh viễn |
Lưu trữ trực tuyến toàn bộ phục vụ tra cứu kinh doanh. |
| Dữ liệu Biểu giá & Chi tiết |
1,200,000 bản ghi |
40% / năm |
Tối thiểu 05 năm |
Sau 5 năm kết xuất lưu trữ dạng Cold Archive an toàn. |
| Nhật ký Phê duyệt (Audit Logs) |
500,000 bản ghi |
50% / năm |
Tối thiểu 07 năm |
Phục vụ kiểm toán độc lập và lưu trữ pháp lý bắt buộc. |
7. YÊU CẦU PHI CHỨC NĂNG & CAM KẾT DỊCH VỤ (NON-FUNCTIONAL & SERVICE LEVEL REQUIREMENTS)
7.1. An ninh Thông tin, Xác thực & Phân quyền (Security & Authentication Levels)
- Xác thực 2 lớp (2FA): Bắt buộc áp dụng xác thực OTP qua ứng dụng đối với tài khoản CCO khi phê duyệt các bảng giá có mức điều chỉnh $\ge 10\%$.
- Mã hóa Dữ liệu Toàn diện: Toàn bộ dữ liệu truyền tải giữa Web, Mobile và máy POS phải được mã hóa qua TLS 1.3. Dữ liệu giá trong cơ sở dữ liệu được mã hóa bằng AES-256.
- Lưu vết Kiểm toán Không thể Thay đổi: Toàn bộ hành động phê duyệt, điều chỉnh giá đều được ghi vào bảng nhật ký kiểm toán bất biến (Write-Once-Read-Many).
| Mã Yêu cầu |
Hạng mục Chỉ số |
Tiêu chuẩn Cam kết Dịch vụ (SLA) |
| NFR-PERF-01 |
Thời gian Phản hồi Màn hình Tra cứu |
$\le 1.2$ giây đối với 95% các thao tác tìm kiếm sản phẩm và xem biểu giá. |
| NFR-PERF-02 |
Thời gian Đồng bộ Xuống Hệ thống POS |
$\le 5.0$ phút để đồng bộ toàn bộ bảng giá mới xuống 300 siêu thị trên toàn quốc. |
| NFR-CAP-01 |
Số lượng Người dùng Đồng thời (Concurrency) |
Đáp ứng tối thiểu 2,000 người dùng thao tác đồng thời không bị suy giảm hiệu năng. |
7.3. Độ sẵn sàng & Khôi phục sau Sự cố (Availability & Disaster Recovery)
| Mã Yêu cầu |
Hạng mục Chỉ số |
Tiêu chuẩn Cam kết Dịch vụ (SLA) |
| NFR-AVL-01 |
Độ sẵn sàng Hệ thống (System Uptime) |
Đạt 99.9% thời gian hoạt động 24/7 (Thời gian ngừng hoạt động tối đa $< 8.76$ giờ/năm). |
| NFR-DR-01 |
Mục tiêu Thời gian Phục hồi (RTO) |
$\le 1$ giờ khi xảy ra sự cố hạ tầng máy chủ. |
| NFR-DR-02 |
Mục tiêu Điểm Phục hồi Dữ liệu (RPO) |
$\le 5$ phút mất mát dữ liệu tối đa. |
7.4. Nguyên tắc Thiết kế Trải nghiệm & Giao diện (Usability & User Interface Principles)
- Nguyên tắc Quét nhanh Thị giác (Visual Scan): Bảng biểu giá hiển thị xen kẽ màu nền dòng (Zebra Striping) giúp người duyệt dễ dàng so sánh cột Giá cũ - Giá mới - Tỷ lệ biến động.
- Cảnh báo Màu sắc Trạng thái: Các mặt hàng có biên lợi nhuận thấp hơn mức chuẩn được tô sáng màu cam; các mặt hàng xả hàng dưới giá vốn được tô màu đỏ cảnh báo.
8. YÊU CẦU GIAO DIỆN & TÍCH HỢP HỆ THỐNG (INTERFACE REQUIREMENTS)
8.1. Danh mục Giao diện Tích hợp Hệ thống (System Interface Requirements)
| Mã Giao diện |
Hệ thống Tích hợp |
Hướng Tích hợp |
Phương thức / Giao thức |
Định dạng Dữ liệu |
Mục đích Tích hợp Nghiệp vụ |
Tần suất |
| INT-01 |
Hệ thống ERP SAP S/4HANA |
Inbound |
RESTful API |
JSON |
Lấy dữ liệu Danh mục SKU gốc và Giá vốn (COGS) |
01 lần/ngày (23:00) |
| INT-02 |
Hệ thống POS Siêu thị |
Outbound |
Webhook / REST API |
JSON |
Đẩy biểu giá đã phê duyệt xuống máy thu ngân POS |
Tự động lúc 00:00:00 |
| INT-03 |
Cổng Thông báo Notification |
Outbound |
Webhook API |
JSON |
Gửi thông báo phê duyệt In-App và Email nhắc việc |
Thời gian thực (Real-time) |
8.2. Bảng Tham số Cấu hình Hệ thống (Configurable System Parameters)
| Mã Tham số |
Tên Tham số Nghiệp vụ |
Giá trị Mặc định |
Đơn vị Tính |
Quyền Thay đổi |
Mục đích Cấu hình |
| PARAM-01 |
Ngưỡng biến động giá duyệt cấp CCO |
10 |
% |
Admin |
Tỷ lệ % thay đổi giá kích hoạt chuyển thẳng CCO duyệt. |
| PARAM-02 |
Thời gian cảnh báo nhắc việc quá hạn |
24 |
Giờ |
Admin |
Thời gian chờ duyệt trước khi gửi notification nhắc đợt 2. |
| PARAM-03 |
Khung giờ cho phép đồng bộ POS |
00:00 - 05:00 |
Giờ |
Admin |
Khung giờ hệ thống được phép đẩy biểu giá mới xuống POS. |
9. RÀNG BUỘC, GIẢ ĐỊNH & MA TRẬN RỦI RO (ASSUMPTIONS, CONSTRAINTS & RISKS)
9.1. Ràng buộc Dự án (Project Constraints)
- Ràng buộc Pháp lý: Mọi mức giá niêm yết bán lẻ đến người tiêu dùng bắt buộc là giá đã bao gồm thuế GTGT (VAT) theo quy định của Luật Giá hiện hành.
- Ràng buộc Gián đoạn Bán hàng: Tuyệt đối không thực hiện đồng bộ biểu giá trong khung giờ bán hàng của siêu thị (06:00 - 22:00) để tránh xung đột máy tính tiền.
9.2. Ma trận Đánh giá & Giảm thiểu Rủi ro Nghiệp vụ (Risk Assessment & Mitigation Matrix)
| Mã Rủi ro |
Mô tả Rủi ro Tiềm ẩn |
Xác suất (P) |
Tác động (I) |
Mức độ |
Phương án Phòng ngừa & Giảm thiểu Rủi ro |
Đơn vị Phụ trách |
| RSK-01 |
Dữ liệu giá cũ trên Excel bị sai lệch khi import. |
Medium |
High |
High |
Tổ chức đợt rà soát làm sạch dữ liệu (Data Cleansing) trước khi nạp. |
BA & Procurement |
| RSK-02 |
Đường truyền mạng tại một số siêu thị vùng xa bị gián đoạn. |
Medium |
High |
High |
Thiết kế cơ chế Retry tự động và cho phép POS chạy giá Offline tạm thời. |
Solution Architect |
| RSK-03 |
CCO đi công tác không thể duyệt giá kịp thời. |
Low |
High |
Medium |
Tối ưu hóa giao diện phê duyệt trên ứng dụng di động kèm xác thực 2FA nhanh. |
PO & Dev Team |
10. KẾ HOẠCH BÀN GIAO & TIÊU CHÍ NGHIỆM THU (PROJECT DELIVERY & ACCEPTANCE CRITERIA)
10.1. Kế hoạch Các Giai đoạn & Mốc Bàn giao (Project Milestones & Deliverables)
| Giai đoạn (Phase) |
Mốc Bàn giao (Milestone) |
Sản phẩm Bàn giao Cốt lõi (Key Deliverable) |
Thời hạn Dự kiến |
| Giai đoạn 1: Đặc tả |
Ký duyệt BRD (BRD Sign-off) |
Tài liệu Business Requirements Document hoàn chỉnh |
19/08/2026 |
| Giai đoạn 2: Thiết kế |
Phê duyệt UI/UX & Wireframe |
Bộ thiết kế giao diện Figma đã được PO & CCO phê duyệt |
05/09/2026 |
| Giai đoạn 3: Phát triển |
Hoàn thành Bản thử nghiệm Beta |
Hệ thống đã vượt qua vòng kiểm thử nội bộ Internal QA |
15/10/2026 |
| Giai đoạn 4: Nghiệm thu |
Ký biên bản Nghiệm thu UAT |
Biên bản nghiệm thu UAT Sign-off không còn lỗi Critical |
30/10/2026 |
| Giai đoạn 5: Go-Live |
Triển khai Toàn quốc (Go-Live) |
Hệ thống chính thức vận hành tại 300 siêu thị InTrace |
15/11/2026 |
10.2. Danh mục Tiêu chí Nghiệm thu Nghiệp vụ (Acceptance Criteria List)
| Mã Tiêu chí |
Mô tả Chi tiết Tiêu chí Nghiệm thu |
Mã Yêu cầu Liên quan |
Phương pháp Kiểm tra |
Đơn vị Phê duyệt Nghiệm thu |
| AC-001 |
Hệ thống ngăn chặn hoàn toàn việc tạo trùng lặp mã SKU và báo lỗi rõ ràng. |
BR-001 |
Kiểm thử Chức năng (Functional Test) |
QA Team & Buyer |
| AC-002 |
Hệ thống tự động chặn lưu bảng giá có Giá bán $<$ Giá vốn khi không bật cờ xả hàng. |
BR-002 |
Kiểm thử Ca biên (Boundary Test) |
QA Team & Kế toán |
| AC-003 |
Đề xuất giá tăng 15% tự động rẽ nhánh chuyển tới hòm thư CCO duyệt kèm yêu cầu 2FA. |
BR-003 |
Kiểm thử Luồng (Workflow UAT Test) |
Product Owner & CCO |
| AC-004 |
Toàn bộ 300 máy POS nhận và kích hoạt bảng giá mới chính xác trong vòng $\le 5$ phút. |
BR-005 |
Kiểm thử Tích hợp (POS Integration Test) |
Đội Vận hành POS |
| AC-005 |
Màn hình tra cứu hiển thị 100% lịch sử các lần điều chỉnh giá kèm lý do và người duyệt. |
BR-006 |
Kiểm thử Nhật ký (Audit Log Test) |
PO & Kiểm toán |
11. PHỤ LỤC & KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG (APPENDICES & COMMUNICATION PLAN)
11.1. Kế hoạch Truyền thông & Điểm Leo thang Xử lý Sự cố (Communication & Escalation Plan)
| Cấp độ Leo thang |
Điều kiện Kích hoạt Sự cố |
Người / Đơn vị Tiếp nhận Xử lý |
Thời gian Cam kết Phản hồi (SLA) |
| Level 1 (Thao tác) |
Vướng mắc trong quá trình lập đề xuất giá hoặc dữ liệu SKU bị lỗi |
Nguyễn Văn An (Senior BA) |
$\le 2$ giờ làm việc |
| Level 2 (Nghiệp vụ) |
Bất đồng ý kiến về chính sách chiết khấu hoặc ngưỡng rẽ nhánh luồng duyệt |
Trần Minh Tuấn (Lead PO) |
$\le 4$ giờ làm việc |
| Level 3 (Chiến lược) |
Rủi ro ảnh hưởng đến kế hoạch Go-Live hoặc thất thoát tài chính lớn |
Đỗ Bách Khoa (CCO) & Phạm Hoàng Nam |
$\le 1$ ngày làm việc |
11.2. Xác nhận Phê duyệt Ban hành Chính thức (Final Acceptance & Sign-off Statement)
Tuyên bố Phê duyệt: Tài liệu Yêu cầu Nghiệp vụ (BRD) này đã được các bên liên quan xem xét, rà soát và thống nhất phê duyệt làm căn cứ chính thức để triển khai thiết kế, phát triển và nghiệm thu cho phân hệ Cấu hình Sản phẩm & Quản lý Biểu giá InTrace.
| Đại diện Bên Nghiệp vụ (Business Owner) |
Đại diện Đội ngũ Sản phẩm (Product Owner) |
| (Đã ký duyệt điện tử) |
(Đã ký duyệt điện tử) |
___________
Đỗ Bách Khoa
Chức vụ: Giám đốc Kinh doanh (CCO) |
___________
Trần Minh Tuấn
Chức vụ: Lead Product Owner InTrace |