BUSINESS REQUIREMENTS DOCUMENT (BRD) — [TÊN_HỆ_THỐNG / PHÂN_HỆ]¶

BỘ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU (DOCUMENT CONTROL)¶

1. Thông tin Chung (Document Details)¶

Mục	Nội dung chi tiết
Tên tài liệu	Business Requirements Document (BRD)
Dự án / Hệ thống	`[TÊN_DỰ_ÁN_HOẶC_HỆ_THỐNG]`
Phân hệ / Module	`[TÊN_PHÂN_HỆ]`
Mã tài liệu (Document ID)	`BRD-[MÃ_DỰ_ÁN]-[TÊN_PHÂN_HỆ]`
Phiên bản (Version)	`0.1.0 (Draft)`
Ngày tạo	`YYYY-MM-DD`
Tác giả (Author)	`[Họ và tên BA] - [Chức vụ]`
Đơn vị phụ trách	`[Tên phòng ban / Doanh nghiệp]`
Trạng thái tài liệu	`Draft / Under Review / Approved`

2. Lịch sử Thay đổi Tài liệu (Document Revision History)¶

Phiên bản	Ngày cập nhật	Tác giả thực hiện	Tóm tắt nội dung sửa đổi / Căn cứ thay đổi	Trạng thái
`0.1.0`	YYYY-MM-DD	[Tên BA]	Khởi tạo bản thảo đầu tiên (Initial Draft)	Draft
`0.2.0`	YYYY-MM-DD	[Tên BA]	Cập nhật yêu cầu nghiệp vụ và luồng xử lý theo góp ý PO/SME	Under Review
`1.0.0`	YYYY-MM-DD	[Tên BA]	Hoàn tất phê duyệt ban hành chính thức	Approved

3. Thành viên Đóng góp Tài liệu (Contributors to this Document)¶

Họ và tên	Phòng ban / Tổ chức	Vai trò trong dự án
[Họ tên BA]	Phòng Phân tích Nghiệp vụ (BA Team)	Lead Business Analyst - Soạn thảo tài liệu
[Họ tên PO]	Phòng Quản trị Sản phẩm (Product Team)	Product Owner - Xác nhận yêu cầu nghiệp vụ
[Họ tên SME]	Đơn vị Vận hành / Nghiệp vụ	Subject Matter Expert - Cung cấp quy trình thực tế
[Họ tên Architect]	Phòng Công nghệ Thông tin (IT)	Solution Architect - Đánh giá khả thi kỹ thuật
[Họ tên QA Lead]	Phòng Đảm bảo Chất lượng (QA)	QA Lead - Rà soát tiêu chí nghiệm thu

4. Xác nhận Phê duyệt Tài liệu (Document Approvals / Sign-Off)¶

Vai trò phê duyệt	Họ và tên	Chức danh / Đơn vị	Trạng thái	Ngày ký duyệt	Chữ ký / Hình thức xác nhận
Project Sponsor	[Họ tên Sponsor]	Giám đốc Dự án / Lãnh đạo	Approved	YYYY-MM-DD	Đã xác nhận
Business Owner	[Họ tên Business Owner]	Trưởng khối Nghiệp vụ	Approved	YYYY-MM-DD	Đã xác nhận
Product Owner	[Họ tên PO]	Product Owner	Approved	YYYY-MM-DD	Đã xác nhận
Lead Business Analyst	[Họ tên BA]	Senior Business Analyst	Approved	YYYY-MM-DD	Đã xác nhận
System Architect	[Họ tên Architect]	Lead Architect	Reviewed	YYYY-MM-DD	Đã xác nhận
Quality Lead	[Họ tên QA Lead]	QA Lead	Reviewed	YYYY-MM-DD	Đã xác nhận

5. Danh mục Từ viết tắt & Thuật ngữ (Acronyms & Definitions)¶

Thuật ngữ / Từ viết tắt	Khái niệm đầy đủ (Full Term)	Định nghĩa & Ý nghĩa nghiệp vụ trong hệ thống
BRD	Business Requirements Document	Tài liệu đặc tả các yêu cầu nghiệp vụ kinh doanh của hệ thống
SME	Subject Matter Expert	Chuyên gia am hiểu sâu sắc quy trình nghiệp vụ chuyên ngành
RACI	Responsible, Accountable, Consulted, Informed	Ma trận phân định trách nhiệm các bên trong dự án
SLA	Service Level Agreement	Cam kết chất lượng dịch vụ và thời gian đáp ứng hệ thống
UAT	User Acceptance Testing	Kiểm thử chấp nhận người dùng trước khi triển khai chính thức
COGS	Cost of Goods Sold	Giá vốn hàng bán của sản phẩm
SKU	Stock Keeping Unit	Mã định danh quản lý đơn vị lưu kho duy nhất

MỤC LỤC TỔNG QUAN (TABLE OF CONTENTS)¶

TỔNG QUAN DỰ ÁN & MỤC TIÊU (MANAGEMENT SUMMARY & OBJECTIVES)
HIỆN TRẠNG NGHIỆP VỤ & ĐIỂM NGHẼN (CURRENT STATE & BUSINESS PROBLEMS)
PHẠM VI DỰ ÁN (PROJECT SCOPE)
CÁC BÊN LIÊN QUAN & MA TRẬN PHÂN QUYỀN (STAKEHOLDERS & USER ACCESS)
QUY TRÌNH TO-BE & YÊU CẦU NGHIỆP VỤ CHỨC NĂNG (BUSINESS REQUIREMENTS)
YÊU CẦU DỮ LIỆU & KIẾN TRÚC THÔNG TIN (DATA REQUIREMENTS)
YÊU CẦU PHI CHỨC NĂNG & CAM KẾT DỊCH VỤ (NON-FUNCTIONAL & SERVICE LEVEL REQUIREMENTS)
YÊU CẦU GIAO DIỆN & TÍCH HỢP HỆ THỐNG (INTERFACE REQUIREMENTS)
RÀNG BUỘC, GIẢ ĐỊNH & MA TRẬN RỦI RO (ASSUMPTIONS, CONSTRAINTS & RISKS)
KẾ HOẠCH BÀN GIAO & TIÊU CHÍ NGHIỆM THU (PROJECT DELIVERY & ACCEPTANCE CRITERIA)
PHỤ LỤC & KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG (APPENDICES & COMMUNICATION PLAN)

1. TỔNG QUAN DỰ ÁN & MỤC TIÊU (MANAGEMENT SUMMARY & OBJECTIVES)¶

1.1. Mục đích Tài liệu (Document Purpose) & Đối tượng Sử dụng (Intended Audience)¶

Mục đích: Tài liệu này đặc tả toàn bộ các yêu cầu nghiệp vụ kinh doanh độc lập với nền tảng công nghệ, làm cơ sở để Product Owner, Đội ngũ Kỹ thuật và Đơn vị Vận hành thống nhất phạm vi, thiết kế và nghiệm thu sản phẩm.
Đối tượng sử dụng: Ban Lãnh đạo, Product Owner, Business Analyst, Solution Architect, Developer, QA/QC và Đơn vị Vận hành nghiệp vụ.

1.2. Bối cảnh Dự án & Động lực Kinh doanh (Project Background & Business Drivers)¶

[Mô tả tổng quan bối cảnh doanh nghiệp, lịch sử hình thành hệ thống hiện tại, các động lực kinh doanh và áp lực vận hành thúc đẩy việc xây dựng/nâng cấp hệ thống mới]

1.3. Mục tiêu Nghiệp vụ & Chỉ số Đo lường Kết quả (Goals/Objectives & Outcome Measures)¶

Mã mục tiêu	Mục tiêu Nghiệp vụ (Business Goal)	Chỉ số Đo lường Thành công (Outcome Measure / KPI)	Hiện trạng (Baseline)	Mục tiêu (Target)	Mức ưu tiên
OBJ-01	[Mục tiêu kinh doanh chính]	[Chỉ số đo lường định lượng cụ thể]	[Số liệu cũ]	[Số liệu mới]	P1
OBJ-02	[Mục tiêu kinh doanh bổ trợ]	[Chỉ số đo lường định lượng]	[Số liệu cũ]	[Số liệu mới]	P1
OBJ-03	[Mục tiêu tối ưu vận hành]	[Chỉ số đo lường thời gian/chi phí]	[Số liệu cũ]	[Số liệu mới]	P2

2. HIỆN TRẠNG NGHIỆP VỤ & ĐIỂM NGHẼN (CURRENT STATE & BUSINESS PROBLEMS)¶

2.1. Môi trường Hiện tại & Quy trình As-Is (Current Environment & As-Is Process)¶

[Mô tả chi tiết cách thức các đơn vị đang thực hiện nghiệp vụ hàng ngày (các bảng tính Excel, email, phần mềm rời rạc, thao tác thủ công). Đính kèm sơ đồ luồng quy trình As-Is]

flowchart TD
    Start([Bắt đầu luồng As-Is]) --> Step1[Thao tác lập file Excel/Giấy tờ thủ công]
    Step1 --> Step2[Gửi email xin phê duyệt nhiều cấp]
    Step2 --> Step3[Nhập liệu thủ công lặp lại vào phần mềm cũ]
    Step3 --> EndNode([Kết thúc luồng cũ])

2.2. Bảng Ma trận Điểm nghẽn Nghiệp vụ (Business Problems / Pain Points Matrix)¶

STT	Vấn đề / Điểm nghẽn Hiện tại	Tác động Nghiệp vụ & Doanh nghiệp	Mức độ Nghiêm trọng	Đơn vị Bị ảnh hưởng
1	[Mô tả vấn đề đang gặp phải]	[Tác động đến doanh thu, chi phí, thời gian, rủi ro]	High	[Phòng ban/Khách hàng]
2	[Mô tả vấn đề 2]	[Tác động 2]	High	[Phòng ban]
3	[Mô tả vấn đề 3]	[Tác động 3]	Medium	[Phòng ban]

2.3. Đánh giá Tác động Tổ chức & Vận hành (Organizational & Operational Impacts)¶

Nhóm Đối tượng / Đơn vị	Tác động Vận hành Khi Đổi mới	Yêu cầu Chuyển đổi & Đào tạo
Đơn vị Trực tiếp Thao tác	Chuyển toàn bộ thao tác thủ công sang quy trình tự động trên ứng dụng.	Tổ chức đào tạo thao tác và cung cấp tài liệu HDSD.
Cấp Quản lý Phê duyệt	Nhận thông báo tự động và thực hiện phê duyệt trực tuyến mọi lúc mọi nơi.	Hướng dẫn sử dụng tính năng duyệt web/mobile.
Đối tác / Khách hàng	Tiếp cận dịch vụ nhanh chóng, minh bạch và chính xác theo thời gian thực.	Truyền thông thay đổi qua cổng thông tin.

3. PHẠM VI DỰ ÁN (PROJECT SCOPE)¶

3.1. Phạm vi Thực hiện trong Dự án (In-Scope Functionality)¶

STT	Phân hệ / Nhóm Chủ đề (Theme / Epic)	Mô tả Tóm tắt Phạm vi Nghiệp vụ	Giai đoạn Thực hiện (Phase)
1	[Tên Module 1]	[Mô tả các luồng nghiệp vụ và tính năng sẽ xây dựng]	Phase 1
2	[Tên Module 2]	[Mô tả phạm vi nghiệp vụ]	Phase 1
3	[Tên Module 3]	[Mô tả phạm vi nghiệp vụ]	Phase 1

3.2. Phạm vi Loại trừ (Out-of-Scope Functionality)¶

STT	Hạng mục / Nghiệp vụ Loại trừ	Lý do Chưa thực hiện trong Giai đoạn này	Kế hoạch Xem xét lại
1	[Hạng mục loại trừ 1]	[Chưa ưu tiên / Phụ thuộc hệ thống bên thứ ba chưa sẵn sàng]	Phase 2
2	[Hạng mục loại trừ 2]	[Chi phí đầu tư lớn, cần nghiên cứu thêm]	Phase 2

Tên Dự án / Hệ thống Liên quan	Tính chất Phụ thuộc / Tương tác	Đơn vị Đầu mối Phụ trách
[Hệ thống ERP / Core]	Đồng bộ dữ liệu danh mục gốc và hạch toán số liệu giao dịch.	Đội Công nghệ Thông tin
[Hệ thống Thanh toán/Cổng SMS]	Cung cấp dịch vụ cổng thanh toán và gửi tin nhắn cảnh báo.	Đơn vị Cung cấp Dịch vụ

4. CÁC BÊN LIÊN QUAN & MA TRẬN PHÂN QUYỀN (STAKEHOLDERS & USER ACCESS)¶

4.1. Ma trận Trách nhiệm Các bên (Stakeholder RACI Matrix)¶

STT	Vai trò / Bộ phận	Đại diện Đầu mối	Trách nhiệm Chính trong Dự án	Mức độ RACI
1	Project Sponsor	[Họ tên Sponsor]	Phê duyệt ngân sách và định hướng chiến lược cao nhất	A (Accountable)
2	Product Owner (PO)	[Họ tên PO]	Quyết định phạm vi, ưu tiên backlog và nghiệm thu cuối cùng	A (Accountable)
3	Lead Business Analyst	[Họ tên BA]	Khảo sát, đặc tả tài liệu BRD và làm cầu nối nghiệp vụ - kỹ thuật	R (Responsible)
4	Solution Architect / Dev Lead	[Họ tên Architect]	Đánh giá khả thi kỹ thuật, thiết kế kiến trúc và mô hình dữ liệu	C (Consulted)
5	Quality Assurance (QA)	[Họ tên QA Lead]	Xây dựng test scenario, thực hiện kiểm thử và quản lý chất lượng	C (Consulted)
6	End Users / Vận hành	[Đại diện Vận hành]	Tham gia khảo sát, đóng góp ý kiến và thực hiện kiểm thử UAT	I (Informed)

4.2. Danh mục Vai trò Người dùng & Ma trận Phân quyền (User Roles & Access Matrix)¶

Mã Vai trò	Tên Vai trò Người dùng	Mô tả Đối tượng Sử dụng	Tạo mới (C)	Xem (R)	Sửa (U)	Xóa (D)	Duyệt (A)	Cấp độ An ninh
ROLE-ADM	Quản trị Hệ thống (Admin)	Quản trị viên IT và phân quyền	Y	Y	Y	Y	Y	High
ROLE-MGR	Quản lý Nghiệp vụ (Manager)	Trưởng phòng / Cấp quản lý	Y	Y	Y	N	Y	Medium
ROLE-OPR	Chuyên viên Tác nghiệp	Nhân viên nghiệp vụ trực tiếp	Y	Y	Y	N	N	Standard
ROLE-GST	Người dùng Tra cứu / Khách	Xem thông tin công khai	N	Y	N	N	N	Public

5. QUY TRÌNH TO-BE & YÊU CẦU NGHIỆP VỤ CHỨC NĂNG (BUSINESS REQUIREMENTS)¶

5.1. Quy trình Nghiệp vụ Đề xuất (Proposed To-Be Business Process Flow)¶

sequenceDiagram
    autonumber
    actor User as Chuyên viên Nghiệp vụ
    participant System as Hệ thống Ứng dụng
    actor Manager as Cấp Quản lý Phê duyệt
    participant Ext as Hệ thống Tích hợp Liên quan

    User->>System: 1. Tạo hồ sơ / Thiết lập thông tin nghiệp vụ
    System->>System: 2. Kiểm tra tính hợp lệ & Quy tắc nghiệp vụ (BR-xxx)
    alt Thông tin Hợp lệ
        System->>Manager: 3a. Chuyển tiếp hồ sơ và gửi thông báo chờ duyệt
        Manager->>System: 4a. Thực hiện Phê duyệt hồ sơ
        System->>Ext: 5a. Kích hoạt hiệu lực và đồng bộ dữ liệu
        System-->>User: 6a. Thông báo kết quả phê duyệt thành công
    else Thông tin Không hợp lệ / Bị Từ chối
        System-->>User: 3b. Báo lỗi chi tiết / Gửi lý do từ chối để chỉnh sửa
    end

5.2. Bảng Tổng hợp Yêu cầu Nghiệp vụ Chi tiết (Business Requirements Statement)¶

Mã Yêu cầu	Phân hệ / Nhóm Chủ đề	Phát biểu Yêu cầu Nghiệp vụ ("The system shall...")	Quy tắc Nghiệp vụ (Business Rules)	Phân loại	Ưu tiên	Nguồn Yêu cầu
BR-001	[Tên Module]	Hệ thống phải cho phép người dùng tạo mới hồ sơ với mã định danh duy nhất...	Không được trùng lặp mã; Bắt buộc điền các trường thông tin có dấu `*`.	Functional	Must Have	[PO / Stakeholder]
BR-002	[Tên Module]	Hệ thống phải tự động kiểm tra và ngăn chặn các giá trị không hợp lệ...	Giá trị nhập vào phải tuân thủ hạn mức quy định.	Functional	Must Have	[Quy chuẩn Nghiệp vụ]
BR-003	[Tên Module]	Hệ thống phải tự động phân luồng phê duyệt theo phân cấp thẩm quyền...	Giá trị $< X$: Cấp 1 duyệt; Giá trị $\ge X$: Cấp 2 duyệt.	Functional	Must Have	[Lãnh đạo Doanh nghiệp]
BR-004	[Tên Module]	Hệ thống phải tự động gửi cảnh báo nhắc việc khi hồ sơ quá hạn duyệt...	Quá 24 giờ chưa duyệt sẽ gửi thông báo nhắc đợt 2.	Functional	Should Have	[Khảo sát Vận hành]
BR-005	[Toàn hệ thống]	Hệ thống phải lưu trữ đầy đủ lịch sử mọi thao tác thay đổi dữ liệu...	Bắt buộc ghi nhận User ID, Timestamp, Giá trị cũ và Giá trị mới.	Non-functional	Must Have	[Kiểm toán Nội bộ]

5.3. Đặc tả Kịch bản Nghiệp vụ Chi tiết (Detailed Use Case Specification)¶

Use Case: `UC-01` - [TÊN_KỊCH_BẢN_NGHIỆP_VỤ]¶

Thuộc tính Use Case	Nội dung Đặc tả
Mã Use Case & Tên	`UC-01`: [Tên Kịch bản Nghiệp vụ]
Tác tử Chính (Primary Actor)	[Tên vai trò thực hiện chính, ví dụ: Chuyên viên Tác nghiệp]
Mô tả Tóm tắt (Description)	[Mô tả mục đích và kết quả đạt được của kịch bản]
Điều kiện Tiên quyết (Pre-conditions)	Người dùng đã đăng nhập thành công với quyền hạn tương ứng; Dữ liệu danh mục đã sẵn sàng.
Điều kiện Sau khi Hoàn tất (Post-conditions)	Hồ sơ được ghi nhận vào hệ thống với trạng thái mới; Dữ liệu được lưu vết đầy đủ.
Quy tắc Nghiệp vụ Áp dụng (Business Rules)	Tuân thủ các quy tắc `BR-001`, `BR-002`, `BR-003`.

Bảng Luồng Thao tác Chính (Main / Basic Flow)¶

Bước	Hành động của Người dùng (User Action)	Phản hồi & Xử lý của Hệ thống (System Response)	Ghi chú / Quy tắc
1	Người dùng truy cập màn hình chức năng và nhấn nút "Tạo mới".	Hệ thống hiển thị biểu mẫu nhập liệu với các trường thông tin theo quy chuẩn.	Đánh dấu trường bắt buộc.
2	Nhập đầy đủ thông tin vào biểu mẫu và nhấn nút "Gửi Phê duyệt".	Hệ thống kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của dữ liệu theo Quy tắc `BR-001` & `BR-002`.	Kiểm tra định dạng trường.
3	(Hệ thống tự động xử lý)	Tự động phân luồng hồ sơ chuyển tới hòm thư chờ duyệt của Người có thẩm quyền (`BR-003`).	Gửi notification tức thì.
4	Người phê duyệt mở hồ sơ và nhấn "Đồng ý Duyệt".	Hệ thống cập nhật trạng thái thành `Đã phê duyệt`, kích hoạt hiệu lực và lưu vết (`BR-005`).	Ghi log kiểm toán.

Các Luồng Rẽ nhánh & Ngoại lệ (Alternate & Exception Flows)¶

Luồng Ngoại lệ E1 (Dữ liệu không hợp lệ): Tại Bước 2, nếu dữ liệu vi phạm Quy tắc BR-002, hệ thống hiển thị thông báo lỗi màu đỏ ngay dưới trường dữ liệu và khóa nút gửi.
Luồng Rẽ nhánh A1 (Từ chối duyệt): Tại Bước 4, nếu Người phê duyệt chọn "Từ chối", hệ thống bắt buộc mở hộp thoại yêu cầu nhập "Lý do từ chối", chuyển trạng thái hồ sơ về Bị từ chối và gửi thông báo phản hồi cho Người lập hồ sơ.

6. YÊU CẦU DỮ LIỆU & KIẾN TRÚC THÔNG TIN (DATA REQUIREMENTS)¶

6.1. Kiến trúc Thông tin & Mô hình Thực thể Dữ liệu (Information Architecture & ERD)¶

erDiagram
    MAIN_ENTITY ||--o{ CHILD_ITEM : contains
    MAIN_ENTITY }|..|| USER_ACCOUNT : created_by
    APPROVAL_HISTORY }|..|| MAIN_ENTITY : records

    MAIN_ENTITY {
        string EntityID PK "Mã định danh duy nhất"
        string EntityCode "Mã nghiệp vụ"
        string EntityName "Tên đối tượng"
        string Status "Trạng thái hồ sơ"
        datetime CreatedDate "Thời điểm tạo"
    }
    CHILD_ITEM {
        string ItemID PK "Mã chi tiết"
        string EntityID FK "Mã liên kết cha"
        decimal Amount "Số tiền / Giá trị"
        string Notes "Ghi chú"
    }
    APPROVAL_HISTORY {
        string LogID PK "Mã nhật ký duyệt"
        string EntityID FK "Mã hồ sơ"
        string ApproverID "Người duyệt"
        string Action "Hành động (Duyệt/Từ chối)"
        string Comments "Ý kiến phê duyệt"
        datetime ActionTime "Thời điểm thao tác"
    }

6.2. Báo cáo Đặc tả Thực thể Dữ liệu (Entity Definition Report / Data Dictionary)¶

Tên Thực thể	Tên Trường Dữ liệu	Tên Hiển thị Nghiệp vụ	Kiểu Dữ liệu	Bắt buộc (Y/N)	Mô tả & Quy tắc Ràng buộc Nghiệp vụ
MAIN_ENTITY	`EntityCode`	Mã Nghiệp vụ	Varchar(50)	Y	Mã duy nhất, không trùng lặp trên toàn hệ thống.
MAIN_ENTITY	`EntityName`	Tên Hồ sơ / Đối tượng	Nvarchar(255)	Y	Tên mô tả có nghĩa, độ dài từ 3 đến 255 ký tự.
MAIN_ENTITY	`Status`	Trạng thái Hồ sơ	Varchar(20)	Y	`Draft`, `Pending_Approval`, `Approved`, `Rejected`.
CHILD_ITEM	`Amount`	Giá trị / Số tiền	Decimal(18,2)	Y	Giá trị dương $\ge 0$.

6.3. Khối lượng Dữ liệu, Tăng trưởng & Chính sách Lưu trữ (Data Volumes & Retention Policy)¶

Hạng mục Dữ liệu	Khối lượng Ban đầu (Ước tính)	Tốc độ Tăng trưởng Hàng năm	Thời gian Lưu trữ Trực tuyến	Chính sách Đóng băng & Lưu trữ Lâu dài
Danh mục Master Data	50,000 bản ghi	15% / năm	Vĩnh viễn	Lưu trữ trực tuyến toàn bộ phục vụ tra cứu.
Hồ sơ Giao dịch / Biểu giá	500,000 bản ghi	30% / năm	Tối thiểu 05 năm	Sau 5 năm chuyển sang kho lưu trữ lạnh (Cold Storage).
Nhật ký Kiểm toán (Audit Logs)	2,000,000 bản ghi	50% / năm	Tối thiểu 03 năm	Đóng gói nén định kỳ hàng năm và lưu trữ an toàn.

6.4. Tuân thủ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân & Pháp lý (Privacy & Compliance Implications)¶

Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm (PII): Mọi thông tin cá nhân (Số điện thoại, CCCD/CMND, Email) phải được che giấu một phần (masking) khi hiển thị trên giao diện tra cứu thông thường.
Tuân thủ pháp lý: Đáp ứng Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định ngành liên quan.

7. YÊU CẦU PHI CHỨC NĂNG & CAM KẾT DỊCH VỤ (NON-FUNCTIONAL & SERVICE LEVEL REQUIREMENTS)¶

7.1. An ninh Thông tin, Xác thực & Phân quyền (Security & Authentication Levels)¶

Cấp độ An ninh	Phạm vi Áp dụng	Cơ chế Xác thực & Kiểm soát An ninh
Level 0 (Anonymous)	Khách vãng lai xem thông tin	Không yêu cầu định danh; Chỉ truy cập các trang công khai.
Level 1 (Identified)	Người dùng nội bộ tác nghiệp	Đăng nhập tài khoản định danh (Username/Password) kèm mã hóa phiên làm việc.
Level 2 (Verified - 2FA)	Quản lý duyệt cấp cao & Admin	Bắt buộc xác thực 2 lớp (2FA qua OTP/Authenticator) khi thực hiện duyệt hoặc sửa cấu hình.
Mã hóa Dữ liệu	Dữ liệu nhạy cảm toàn hệ thống	Mã hóa đường truyền bằng TLS 1.3 / HTTPS và mã hóa dữ liệu lưu trữ bằng AES-256.

7.2. Hiệu năng & Khả năng Chịu tải (Performance & Capacity Requirements)¶

Mã Yêu cầu	Hạng mục Chỉ số	Tiêu chuẩn Cam kết Dịch vụ (SLA)
NFR-PERF-01	Thời gian Phản hồi Màn hình (Response Time)	$\le 1.5$ giây đối với 95% các thao tác tra cứu và tải dữ liệu thông thường.
NFR-PERF-02	Thời gian Xử lý Giao dịch Phức tạp	$\le 3.0$ giây đối với các giao dịch tính toán phức tạp hoặc kết xuất báo cáo chuẩn.
NFR-CAP-01	Số lượng Người dùng Đồng thời (Concurrency)	Đáp ứng tối thiểu 1,000 người dùng thao tác đồng thời không bị suy giảm hiệu năng.

7.3. Độ sẵn sàng & Khôi phục sau Sự cố (Availability & Disaster Recovery)¶

Mã Yêu cầu	Hạng mục Chỉ số	Tiêu chuẩn Cam kết Dịch vụ (SLA)
NFR-AVL-01	Độ sẵn sàng Hệ thống (System Uptime)	Đạt 99.9% thời gian hoạt động 24/7 (Tổng thời gian gián đoạn $< 8.76$ giờ/năm).
NFR-DR-01	Mục tiêu Thời gian Phục hồi (RTO)	$\le 2$ giờ kể từ thời điểm phát sinh sự cố hạ tầng.
NFR-DR-02	Mục tiêu Điểm Phục hồi Dữ liệu (RPO)	$\le 15$ phút mất mát dữ liệu tối đa khi có sự cố.
NFR-BK-01	Chính sách Sao lưu Dữ liệu (Backup)	Tự động sao lưu toàn bộ (Full Backup) hàng tuần và sao lưu vi sai (Incremental) hàng ngày.

7.4. Nguyên tắc Thiết kế Trải nghiệm & Giao diện (Usability & User Interface Principles)¶

STT	Nguyên tắc Thiết kế Giao diện (UI/UX Best Practices)	Hướng dẫn Thực thi Chuẩn mực
1	Bố cục Thống nhất & Dễ quét thị giác	Tiêu đề trang, nhãn trường nhập liệu và nội dung trong bảng luôn căn lề trái (Left-aligned).
2	Định danh Trường Bắt buộc	Hiển thị ký hiệu dấu hoa thị đỏ (`*`) cạnh nhãn trường bắt buộc và thông báo lỗi tại chỗ (In-line).
3	Quy tắc Sử dụng Màu sắc Trạng thái	Màu đỏ/xanh chỉ dùng biểu thị trạng thái (Lỗi/Thành công), không dùng màu đỏ cho văn bản thông thường.
4	Rõ ràng trong Tên Nút bấm (Button Labels)	Sử dụng nhãn hành động ngắn gọn, chuẩn hóa (VD: "Lưu bản nháp", "Gửi phê duyệt", "Hủy bỏ").
5	Hỗ trợ Phím tắt & Điều hướng Nhanh	Hỗ trợ phím Tab chuyển tuần tự qua các ô nhập liệu và phím Enter xác nhận thao tác.

8. YÊU CẦU GIAO DIỆN & TÍCH HỢP HỆ THỐNG (INTERFACE REQUIREMENTS)¶

8.1. Yêu cầu Giao diện Người dùng (User Interface Requirements)¶

Chuẩn hiển thị Responsive: Giao diện hiển thị tối ưu trên máy tính để bàn (Desktop), máy tính bảng (Tablet) và điện thoại thông minh (Mobile).
Hỗ trợ Trợ giúp Ngữ cảnh (Contextual Help): Cung cấp tooltip giải thích ý nghĩa tại các trường dữ liệu nghiệp vụ đặc thù.

8.2. Danh mục Giao diện Tích hợp Hệ thống (System Interface Requirements)¶

Mã Giao diện	Hệ thống Tích hợp	Hướng Tích hợp	Phương thức / Giao thức	Định dạng Dữ liệu	Mục đích Tích hợp Nghiệp vụ	Tần suất
INT-01	Hệ thống ERP Core	Inbound	RESTful API	JSON	Đồng bộ dữ liệu danh mục gốc và giá vốn	01 lần/ngày
INT-02	Hệ thống Bán hàng POS	Outbound	Webhook / REST API	JSON	Đẩy biểu giá đã phê duyệt xuống các điểm bán	Real-time
INT-03	Cổng Thông báo Email/SMS	Outbound	REST API	JSON	Gửi thông báo nhắc duyệt và cảnh báo quá hạn	Real-time

8.3. Bảng Tham số Cấu hình Hệ thống (Configurable System Parameters)¶

Mã Tham số	Tên Tham số Nghiệp vụ	Giá trị Mặc định	Đơn vị Tính	Quyền Thay đổi	Mục đích Cấu hình
PARAM-01	Hạn mức phân luồng duyệt cấp 1	`10,000,000`	VND	Admin	Điều chỉnh ngưỡng rẽ nhánh luồng phê duyệt tự động.
PARAM-02	Thời gian cảnh báo nhắc việc quá hạn	`24`	Giờ	Admin	Điều chỉnh thời gian gửi thông báo nhắc duyệt đợt 2.
PARAM-03	Tỷ lệ biến động giá cảnh báo	`10`	%	Admin	Ngưỡng % thay đổi giá kích hoạt duyệt cấp Lãnh đạo.

9. RÀNG BUỘC, GIẢ ĐỊNH & MA TRẬN RỦI RO (ASSUMPTIONS, CONSTRAINTS & RISKS)¶

9.1. Ràng buộc Dự án (Project Constraints)¶

STT	Phân loại Ràng buộc	Mô tả Chi tiết Ràng buộc Nghiệp vụ & Kỹ thuật
1	Pháp lý & Thuế	Biểu giá niêm yết bán lẻ bắt buộc phải tuân thủ quy định thuế GTGT hiện hành của Nhà nước.
2	Thời gian Gián đoạn Vận hành	Việc đồng bộ hoặc bảo trì hệ thống chỉ được thực hiện trong khung giờ 00:00 - 05:00 sáng.

9.2. Giả định Nghiệp vụ (Business Assumptions)¶

Cơ sở dữ liệu danh mục hiện tại trên Excel sẽ được làm sạch và chuẩn hóa trước khi tiến hành chuyển đổi (Data Migration).
Người dùng và các cấp quản lý được trang bị đầy đủ thiết bị và kết nối Internet ổn định trong quá trình vận hành.

9.3. Ma trận Đánh giá & Giảm thiểu Rủi ro Nghiệp vụ (Risk Assessment & Mitigation Matrix)¶

Mã Rủi ro	Mô tả Rủi ro Tiềm ẩn	Xác suất (P)	Tác động (I)	Mức độ	Phương án Phòng ngừa & Giảm thiểu Rủi ro	Đơn vị Phụ trách
RSK-01	Dữ liệu cũ trên Excel bị sai lệch gây lỗi khi import.	Medium	High	High	Lập kế hoạch làm sạch dữ liệu và tổ chức kiểm tra chéo trước khi nạp.	BA & Vận hành
RSK-02	Giao diện API đối tác bên thứ ba chậm trễ cung cấp.	Medium	High	High	Thống nhất đặc tả OpenAPI và xây dựng Mockup API để kiểm thử trước.	IT & Đối tác
RSK-03	Người dùng bỡ ngỡ với quy trình duyệt trực tuyến mới.	Low	High	Medium	Tổ chức 02 đợt đào tạo tập trung và cung cấp video HDSD trực quan.	Đội Đào tạo / BA

10. KẾ HOẠCH BÀN GIAO & TIÊU CHÍ NGHIỆM THU (PROJECT DELIVERY & ACCEPTANCE CRITERIA)¶

10.1. Kế hoạch Các Giai đoạn & Mốc Bàn giao (Project Milestones & Deliverables)¶

Giai đoạn (Phase)	Mốc Bàn giao (Milestone)	Sản phẩm Bàn giao Cốt lõi (Key Deliverable)	Thời hạn Dự kiến
Khảo sát & Đặc tả	Ký duyệt BRD (BRD Sign-off)	Tài liệu Business Requirements Document hoàn chỉnh	Tuần 2
Thiết kế & Prototype	Duyệt Wireframe / UI Design	Bộ mẫu thiết kế giao diện Figma / Prototype HTML	Tuần 4
Phát triển & Kiểm thử QA	Hoàn thành Bản thử nghiệm Beta	Hệ thống đã vượt qua Internal QA sẵn sàng cho UAT	Tuần 8
Kiểm thử Người dùng	Ký biên bản Nghiệm thu UAT	Biên bản nghiệm thu UAT Sign-off không còn lỗi Blocker	Tuần 10
Triển khai Go-Live	Vận hành Chính thức (Go-Live)	Hệ thống đưa vào sản xuất kèm tài liệu HDSD đầy đủ	Tuần 12

10.2. Danh mục Tiêu chí Nghiệm thu Nghiệp vụ (Acceptance Criteria List)¶

Mã Tiêu chí	Mô tả Chi tiết Tiêu chí Nghiệm thu	Mã Yêu cầu Liên quan	Phương pháp Kiểm tra	Đơn vị Phê duyệt Nghiệm thu
AC-001	Hệ thống ngăn chặn hoàn toàn việc tạo trùng lặp mã định danh và cảnh báo rõ ràng.	BR-001	Kiểm thử Chức năng (Functional Test)	QA Team & PO
AC-002	Hệ thống tự động kiểm tra và khóa gửi duyệt nếu vi phạm quy tắc ràng buộc nghiệp vụ.	BR-002	Kiểm thử Ca biên (Boundary Test)	QA Team & SME
AC-003	Hồ sơ được phân luồng tự động chính xác theo tỷ lệ % và chuyển đúng cấp thẩm quyền.	BR-003	Kiểm thử Luồng (Workflow UAT Test)	Product Owner & Lãnh đạo
AC-004	Email và thông báo ứng dụng được gửi tới người duyệt trong vòng $\le 30$ giây.	BR-004	Kiểm thử Tích hợp (Integration Test)	QA Team
AC-005	Hệ thống lưu vết chính xác 100% người thao tác, thời gian và dữ liệu thay đổi.	BR-005	Kiểm thử Nhật ký (Audit Log Test)	PO & Kiểm toán

11. PHỤ LỤC & KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG (APPENDICES & COMMUNICATION PLAN)¶

11.1. Kế hoạch Truyền thông & Điểm Leo thang Xử lý Sự cố (Communication & Escalation Plan)¶

Cấp độ Leo thang	Điều kiện Kích hoạt Sự cố	Người / Đơn vị Tiếp nhận Xử lý	Thời gian Cam kết Phản hồi (SLA)
Level 1	Sự cố phát sinh trong quá trình soạn thảo, khảo sát yêu cầu	Lead Business Analyst	$\le 2$ giờ làm việc
Level 2	Bất đồng ý kiến về phạm vi tính năng hoặc quy tắc nghiệp vụ	Product Owner & Lead BA	$\le 4$ giờ làm việc
Level 3	Rủi ro ảnh hưởng tiến độ dự án hoặc ngân sách	Project Sponsor & Business Owner	$\le 1$ ngày làm việc

11.2. Xác nhận Phê duyệt Ban hành Chính thức (Final Acceptance & Sign-off Statement)¶

Tuyên bố Phê duyệt: Tài liệu Yêu cầu Nghiệp vụ (BRD) này đã được các bên liên quan xem xét, rà soát và thống nhất phê duyệt làm căn cứ chính thức để triển khai thiết kế, phát triển và nghiệm thu cho hệ thống.

Đại diện Bên Nghiệp vụ (Business Acceptor)	Đại diện Đội ngũ Sản phẩm (Product Acceptor)
(Ký và ghi rõ họ tên)	(Ký và ghi rõ họ tên)
______________________ [Họ và tên Business Owner] Chức vụ: [Chức danh]	______________________ [Họ và tên Product Owner] Chức vụ: [Chức danh]

BUSINESS REQUIREMENTS DOCUMENT (BRD) — [TÊN_HỆ_THỐNG / PHÂN_HỆ]¶

BỘ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU (DOCUMENT CONTROL)¶

1. Thông tin Chung (Document Details)¶

2. Lịch sử Thay đổi Tài liệu (Document Revision History)¶

3. Thành viên Đóng góp Tài liệu (Contributors to this Document)¶

4. Xác nhận Phê duyệt Tài liệu (Document Approvals / Sign-Off)¶

5. Danh mục Từ viết tắt & Thuật ngữ (Acronyms & Definitions)¶

MỤC LỤC TỔNG QUAN (TABLE OF CONTENTS)¶

1. TỔNG QUAN DỰ ÁN & MỤC TIÊU (MANAGEMENT SUMMARY & OBJECTIVES)¶

1.1. Mục đích Tài liệu (Document Purpose) & Đối tượng Sử dụng (Intended Audience)¶

1.2. Bối cảnh Dự án & Động lực Kinh doanh (Project Background & Business Drivers)¶

1.3. Mục tiêu Nghiệp vụ & Chỉ số Đo lường Kết quả (Goals/Objectives & Outcome Measures)¶

2. HIỆN TRẠNG NGHIỆP VỤ & ĐIỂM NGHẼN (CURRENT STATE & BUSINESS PROBLEMS)¶

2.1. Môi trường Hiện tại & Quy trình As-Is (Current Environment & As-Is Process)¶

2.2. Bảng Ma trận Điểm nghẽn Nghiệp vụ (Business Problems / Pain Points Matrix)¶

2.3. Đánh giá Tác động Tổ chức & Vận hành (Organizational & Operational Impacts)¶

3. PHẠM VI DỰ ÁN (PROJECT SCOPE)¶

3.1. Phạm vi Thực hiện trong Dự án (In-Scope Functionality)¶

3.2. Phạm vi Loại trừ (Out-of-Scope Functionality)¶

3.3. Phụ thuộc Hệ thống Hiện có & Dự án Liên quan (Dependencies & Related Efforts)¶

4. CÁC BÊN LIÊN QUAN & MA TRẬN PHÂN QUYỀN (STAKEHOLDERS & USER ACCESS)¶

4.1. Ma trận Trách nhiệm Các bên (Stakeholder RACI Matrix)¶

4.2. Danh mục Vai trò Người dùng & Ma trận Phân quyền (User Roles & Access Matrix)¶

5. QUY TRÌNH TO-BE & YÊU CẦU NGHIỆP VỤ CHỨC NĂNG (BUSINESS REQUIREMENTS)¶

5.1. Quy trình Nghiệp vụ Đề xuất (Proposed To-Be Business Process Flow)¶

5.2. Bảng Tổng hợp Yêu cầu Nghiệp vụ Chi tiết (Business Requirements Statement)¶

5.3. Đặc tả Kịch bản Nghiệp vụ Chi tiết (Detailed Use Case Specification)¶

Use Case: UC-01 - [TÊN_KỊCH_BẢN_NGHIỆP_VỤ]¶

Bảng Luồng Thao tác Chính (Main / Basic Flow)¶

Các Luồng Rẽ nhánh & Ngoại lệ (Alternate & Exception Flows)¶

6. YÊU CẦU DỮ LIỆU & KIẾN TRÚC THÔNG TIN (DATA REQUIREMENTS)¶

6.1. Kiến trúc Thông tin & Mô hình Thực thể Dữ liệu (Information Architecture & ERD)¶

6.2. Báo cáo Đặc tả Thực thể Dữ liệu (Entity Definition Report / Data Dictionary)¶

6.3. Khối lượng Dữ liệu, Tăng trưởng & Chính sách Lưu trữ (Data Volumes & Retention Policy)¶

6.4. Tuân thủ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân & Pháp lý (Privacy & Compliance Implications)¶

7. YÊU CẦU PHI CHỨC NĂNG & CAM KẾT DỊCH VỤ (NON-FUNCTIONAL & SERVICE LEVEL REQUIREMENTS)¶

7.1. An ninh Thông tin, Xác thực & Phân quyền (Security & Authentication Levels)¶

7.2. Hiệu năng & Khả năng Chịu tải (Performance & Capacity Requirements)¶

7.3. Độ sẵn sàng & Khôi phục sau Sự cố (Availability & Disaster Recovery)¶

7.4. Nguyên tắc Thiết kế Trải nghiệm & Giao diện (Usability & User Interface Principles)¶

8. YÊU CẦU GIAO DIỆN & TÍCH HỢP HỆ THỐNG (INTERFACE REQUIREMENTS)¶

8.1. Yêu cầu Giao diện Người dùng (User Interface Requirements)¶

8.2. Danh mục Giao diện Tích hợp Hệ thống (System Interface Requirements)¶

8.3. Bảng Tham số Cấu hình Hệ thống (Configurable System Parameters)¶

9. RÀNG BUỘC, GIẢ ĐỊNH & MA TRẬN RỦI RO (ASSUMPTIONS, CONSTRAINTS & RISKS)¶

9.1. Ràng buộc Dự án (Project Constraints)¶

9.2. Giả định Nghiệp vụ (Business Assumptions)¶

9.3. Ma trận Đánh giá & Giảm thiểu Rủi ro Nghiệp vụ (Risk Assessment & Mitigation Matrix)¶

10. KẾ HOẠCH BÀN GIAO & TIÊU CHÍ NGHIỆM THU (PROJECT DELIVERY & ACCEPTANCE CRITERIA)¶

10.1. Kế hoạch Các Giai đoạn & Mốc Bàn giao (Project Milestones & Deliverables)¶

10.2. Danh mục Tiêu chí Nghiệm thu Nghiệp vụ (Acceptance Criteria List)¶

11. PHỤ LỤC & KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG (APPENDICES & COMMUNICATION PLAN)¶

11.1. Kế hoạch Truyền thông & Điểm Leo thang Xử lý Sự cố (Communication & Escalation Plan)¶

11.2. Xác nhận Phê duyệt Ban hành Chính thức (Final Acceptance & Sign-off Statement)¶

Use Case: `UC-01` - [TÊN_KỊCH_BẢN_NGHIỆP_VỤ]¶